3. Proceso Planeación y Direccionamiento Estratégico
4. Proceso Gobierno de información y estadística
5. Proceso Evaluación, seguimiento y mejora continua
6. Todos los procesos
1. Requisitos constitucionales, legales y reglamentarios.
2. Administración del Riesgo.
2. Instrumentos de monitoreo de la gestión institucional (Metas de Gobierno, Plan Estratégico, Planes Operativos, Proyectos de Inversión)
2. Solicitudes de la Alta Dirección
2. Presupuesto
3. Mapa de procesos
4. Sistemas de información.
5. Estatuto de Auditoría Interna
5. Código de Ética del Auditor Interno
6. Informes de resultados de Auditorias Internas y Externas.
6. Planes de Mejoramiento.
FORMULAR LA ESTRATEGIA Y EL PLAN DE AUDITORÍA INTERNA DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO
● Diseñar la estrategia de auditoría interna.
● Establecer el Plan Anual de Auditorías Interna.
● Plan Estratégico de Auditoría Interna.
●Plan Anual de Auditoría Interna.
Alta Dirección.
Comité Institucional de Coordinación de Control Interno CICCI.
Entidades del Estado.
Procesos del Ministerio.
Ciudadanía
PLANEAR
1. Entidades del Estado
2. ISO
3. Alta Dirección
3. Proceso Planeación y Direccionamiento Estratégico
4. Proceso Gobierno de información y estadística
5. Entes de Control
5. Proceso Evaluación, Seguimiento y Mejora Institucional
6. Ciudadanía
1. Requisitos constitucionales, legales y reglamentarios.
2. Requisitos de Sistemas de Gestión
3. Resultados de revisiones por la dirección
Presupuesto
4. Sistema de Información
5. Informes de resultados de Auditorias Internas y Externas de los Sistemas de Gestión Complementarios.
6. Información de percepción y participación ciudadana
6. Recomendaciones y alertas ciudadanas con incidencia institucional.
FORMULAR LOS PLANES DE AUDITORÍA A LOS SISTEMAS DE GESTIÓN COMPLEMENTARIOS
● Elaborar el Programa Anual de Auditorías Internas y Externas a los Sistemas de Gestión.
●Programa Anual de Auditoría Interna/Externa al SGA y SG-SST
Alta Dirección.
Comité Institucional de Gestión y Desempeño
Procesos del Ministerio.
Ciudadanía
HACER
1. Alta Dirección
2. Comité Institucional de Coordinación de Control Interno CICCI
3. Procesos del Ministerio
1-2 Plan Estratégico de Auditoría Interna de Control Interno
1-2 Plan Anual de Auditoria de la Oficina de Control Interno aprobado.
1-2 Plan de Auditoría por proceso
1-2 Informes de Auditorías previas
3. Información suministrada por los procesos
3. Matriz de Riesgos
3. Documentación de los procesos vigente.
IMPLEMENTACIÓN DE LA ESTRATEGIA Y EL PLAN DE AUDITORÍA INTERNA DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO
● Implementar la estratégia de Auditoría Interna.
● Ejecutar el Plan Anual de Auditoría Interna.
● Informes de auditorías internas
● Informes de ley
● Actas de Comité de Coordinación de Control Internos.
● Actas Comité Sectorial de Auditoría
● Evidencia de ejecución de actividades de fomento de la cultura de control
Alta Dirección
Comité Institucional de Coordinación de Control Interno CICCI
Todos los procesos
Entidades del Estado
Ciudadanía
HACER
1.Proceso Evaluación, seguimiento y mejora institucional
2. Proceso Planeación y Direccionamiento Estratégico
3. Proceso Fortalecimiento y Capacidades Humanas
4. Todos los procesos
1. Programación anual de auditorias internas/externas
1. Plan de Auditoría por proceso
1. Informes de auditorías internas/externas previas
1. Evaluación anual al SG-SST
2. Matriz de Identificación de aspectos e impactos ambientales
3. Matriz de Identificación de Peligros, Valoración de Riesgos y Definición de controles SST.
4. Información suministrada por los procesos
4. Documentación de los procesos vigente.
4. Planes de mejoramiento
EJECUTACIÓN DE LOS PLANES DE AUDITORÍA DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN
Realizar auditorías internas y externas a intervalos planificados, para verificar la conformidad y eficacia de los sistemas de Gestión Ambiental y de Seguridad y Salud en el Trabajo.
● Informes de auditorías internas/externas a los sistemas de gestión complementarios
Todos los procesos
Entes de control
Alta Dirección
HACER
1. Alta Dirección
2. Proceso Evaluación, seguimiento y mejora institucional
3. Comité Paritario SST
3. Comité de Convivencia Laboral
3. Comité SGA
1. Estado de las acciones de las revisiones por la dirección previas
1. Los cambios en las cuestiones externas e internas que sean pertinentes a los sistemas de gestión complementarios
2. Informes de auditorías a los sistemas de gestión complementarios
2. Informes de seguimiento a los planes de mejjoramiento asociados a los sistemas de gestión complementarios
2. Informes de los indicadores de gestión de los sistemas de gestión complementarios.
3. Acta de ejecución de los comités, con recomendaciones.
3. Rendición de cuentas de SST de periodos anteriores
REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN Y RENDICIÓN DE CUENTAS DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN COMPLEMENTARIOS
● Ejecutar la revisión por la dirección, a intervalos planificados, de los sistemas de gestión Ambiental y de Seguridad y Salud en el Trabajo, para asegurar su conveniencia, adecuación, eficacia y alineación con la dirección estratégica de la entidad
● Llevar a cabo la rendición de cuentas de los sistemas de gestión Ambiental y de Seguridad y Salud en el Trabajo velando por la transparencia, responsabilidad y mejora continua.
● Actas de revisión por la dirección
● Informes de rendición de cuentas en SST
Todos los procesos
Entes de control
Alta Dirección
HACER
1. Todos los procesos
2. Proceso Evaluación, seguimiento y mejora institucional
3. Proceso Gestión Jurídica
4. Proceso Planeación y Direccionamiento Estratégico
1. Solicitud o identificación del cambio: necesidad detectada (nueva norma, tecnología, proceso, equipo, infraestructura, personal, proveedor, procedimiento, etc.).
1. Información del cambio propuesto: descripción, alcance, responsables, recursos, cronograma.
2. Evaluación de riesgos y oportunidades: análisis del impacto sobre la seguridad y salud de los trabajadores y sobre el sistema.
3. Requisitos legales y otros requisitos aplicables
4. Documentación y lineamientos vigentes de los procesos .
GESTIÓN DEL CAMBIO DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN COMPLEMENTARIOS
● Gestionar las modificaciones planificadas y analizar las implicaciones de las no planificadas, definiendo las medidas pertinentes para prevenir impactos negativos en los sistemas de gestión Ambiental y de Seguridad y Salud en el Trabajo.
● Plan de acción de cambio aprobado.
● Registros de evaluación de riesgos y controles implementados.
● Documentos actualizados del sistema (manuales, procedimientos, matrices, etc.).
● Registros de capacitación y comunicación.
● Evidencia de verificación y seguimiento post-implementación.
● Informe de cierre y lecciones aprendidas.
Todos los procesos
Entes de control
Alta Dirección
HACER
1. Proceso Evaluación, seguimiento y mejora institucional
2. Todos los procesos
1. Informes de auditorías de gestión
1. Informes de auditorías a los sistemas de gestión complementarios
1. Informes de medición de indicadores
2. Gestión y cierre de los planes de mejoramiento
GESTIÓN DE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
● Asesorar y hacer seguimiento a la definición, implementación y cierre de los planes de mejoramiento.
● Planes de mejoramiento
● Informes de seguimiento
Todos los procesos
Entes de control
Alta Dirección
VERIFICAR
1. Oficina de Control Interno
2. Comité Institucional de Coordinación de Control Interno CICCI
1. Informes de auditorías internas
1. Informes de ley
1. Evidencia de ejecución de actividades de fomento de la cultura de control
2. Acta de Comité de Coordinación de Control Internos.
2. Acta Comité Sectorial de Auditoría
● Efectuar seguimiento al Plan Anual de Auditorías Internas
● Efectuar seguimiento a la estrategía de Auditoría Interna
Informe de Seguimiento de la Estrategia
Informe de Seguimiento del Plan de Auditoría Interna
Actas de Comité de Coordinación de Control Internos.
Alta Dirección
Comité Institucional de Coordinación de Control Interno CICCI
Todos los procesos
Entidades del Estado
Ciudadanía
VERIFICAR
1. Equipos SST y SGA
1. Proceso Evaluación, seguimiento y mejora institucional
1. Plan de trabajo del SGA y Plan anual de SST
1. Informes de auditorías internas/externas a los sistemas de gestión complementarios
1. Planes de mejoramiento
1. Acta de revisión por la dirección
1. Informe de rendición de cuentas
1. Planes de acción de gestión de cambios aprobados
Realizar seguimiento a la ejecución del Programa Anual de Auditorias a los sistemas de gestión complementarios.
Informes de ejecución de los planes y la gestión del proceso
Funcionarios, Contratistas, Pasantes
Todos los procesos
Sindicato ASEMEXT
Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo
Comité de Convivencia Laboral
Ciudadanía
Entes de control
VERIFICAR
1. Proceso Evaluación, seguimiento y mejora institucional
1. Proceso Planeación y Direccionamiento Estratégico
1. Indicadores de gestión establecidos para el proceso
Medir y analizar los indicadores de gestión del proceso.
Reporte y análisis de medición de indicadores de gestión
Funcionarios, Contratistas, Pasantes
Todos los procesos
Sindicato ASEMEXT
Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo
Comité de Convivencia Laboral
Ciudadanía
Entes de control
VERIFICAR
1. Proceso Evaluación, seguimiento y mejora institucional
1. Proceso Planeación y Direccionamiento Estratégico
1. Matriz de riesgos del proceso
Hacer seguimiento a los controles de los riesgos del proceso.
Reporte de seguimiento a riesgos del proceso
Funcionarios, Contratistas, Pasantes
Todos los procesos
Sindicato ASEMEXT
Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo
Comité de Convivencia Laboral
Ciudadanía
Entes de control
ACTUAR
1. Oficina de Control Interno
1. Comité Institucional de Coordinación de Control Interno CICCI
2. Comité Paritario SST
2. Comité de Convivencia Laboral
2. Comité SGA
1. Informe de Seguimiento de la Estrategia
1. Informe de Seguimiento del Plan de Auditoría Interna
1.Monitoreo de riesgos del proceso
1. Actas de Comité de Coordinación de Control Internos.
1. Plan de aseguramiento y mejora de la calidad.
2. Medición de indicadores de los sistemas de gestión complementarios
2. Actas de revisión por la dirección, rendición de cuentas y recomendaciones de los comités.
Definir e implementar acciones de mejora para el proceso.
Acciones de mejora ejecutadas y cerradas
Auditoría Interna
Comité Institucional de Coordinación de Control Interno CICCI
Proceso Evaluación, seguimiento y mejora institucional
Sindicato ASEMEXT
Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo
