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PLANEAR
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- Gobierno Nacional.
- Archivo General de la Nación.
- Alta dirección del Mincit.
- Entidades del Sector Comercio, Industria y Turismo.
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- Solicitudes de elaboración, modificación o eliminación de documentos.
- Comunicaciones oficiales (internas y externas).
- Solicitudes de consulta y/o reproducción documental.
- Normatividad y lineamientos archivísticos aplicables.
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Elaborar las politicas, planes, programas, y proyectos de la gestión documental, garantizando la producción, trámite, organización, transferencia, disposición, valoración y preservación, para la administración, conservación y consulta de los archivos de la memoria documental del Ministerio. |
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- Politicas, planes, programas y proyectos normalizados y aprobados.
- Instrumentos archivisticos.
- Comunicaciones oficiales gestionadas.
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- Procesos institucionales.
- Entidades del Gobierno Nacional.
- Partes interesadas: ciudadanía, entes de control.
- Procesos Institucionales.
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HACER
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- Procesos del Mincit
- Archivo General de la Nación
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- Normatividad y lineamientos archivísticos aplicables.
- Solicitudes de elaboración, modificación o eliminación de documentos.
- Comunicaciones oficiales (internas).
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Elaborar y actualización de los instrumentos archivisticos. |
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Programa de gestión documental, Plan Institucional de Archivos - PINAR, Tablas de Retención Documental, Tablas de valoración documental, Cuadro de Clasificación Documental CCD, Formato único de Inventario documental, Tablas de control de acceso, Banco Terminologico. |
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- Procesos del Mincit
- Archivo General de la Nación
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HACER
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- Procesos del Mincit
- Archivo General de la Nación
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- Normatividad y lineamientos archivísticos aplicables.
- Instrumentos archivisticos.
- Comunicaciones oficiales (internas y externas).
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Garantizar los principios y criterios para el proceso de organización, transferencias, disposición, valoración documental de la entidad. |
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Instrumentos archivisticos diligenciados y firmados. |
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- Procesos del Mincit
- Archivo General de la Nación
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HACER
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- Procesos del Mincit
- Archivo General de la Nación
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- Normatividad y lineamientos archivísticos aplicables.
- Programas del Sistema Integrado de Conservación (SIC).
- Comunicaciones oficiales (internas y externas).
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Garantizar las actividades del Sistema Integrado de Conservación (SIC) establecidas en los Programas de Conservación y Preservación Documental y el Sistema de Gestión de Documentos Electronicos de Archivo. |
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- Programa de Socialización y Sensibilización
- Programa de Saneamiento Ambiental: Limpieza,
- Desinfección, Desratización y Desinsectación
- Programa de Inspección y Mantenimiento
- de Sistemas de Almacenamiento e
- Instalaciones Físicas
- Programa de Monitoreo y Control de Condiciones
- Ambientales
- Programa de Almacenamiento y Realmacenamiento
- Programa de Prevención de Emergencias
- y Atención de Desastres
- Actualización y mantenimiento del Sistema de Gestión Documental (SGDEA)
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- Procesos del Mincit
- Archivo General de la Nación
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HACER
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- Expedientes y documentos organizados y digitalizados.
- Fotocopias de documentos oficiales.
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Atender la demanda de expedición de copias fieles de los documentos que reposan en el Archivo Central del Ministerio. |
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- Expedientes y documentos organizados y microfilmados.
- Fotocopias de documentos oficiales entregadas a los usuarios.
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- Procesos del Mincit
- Archivo General de la Nación
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HACER
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- Comunicaciones oficiales (internas y externas).
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Tramitar y dar respuesta a los diferentes informes y requerimientos que se presenten en materia de gestión documental. |
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Informes y actas presentados. |
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- Procesos del Mincit
- Archivo General de la Nación
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VERIFICAR
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- Procesos del Mincit
- Archivo General de la Nación
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- Informe de auditoría de Gestión.
- Informe de auditoría de Contraloría General de la República.
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Realizar seguimiento a los planes, programas y proyectos de gestión documental de la entidad. |
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Seguimiento y ejecución de los cronogramas de los planes, programas y proyectos. |
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VERIFICAR
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- Procesos del Mincit
- Archivo General de la Nación
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- Informe de auditoría de Gestión.
- Informe de auditoría de Contraloría General de la República.
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Verificar la correcta aplicación de los Instrumentos Archivistos de acuerdo con la normatividad vigente. |
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Documentos ajustados y revisados. |
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Alta Dirección de MinCIT. |
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ACTUAR
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- Proceso Evaluación y seguimiento.
- Entidades de Control y Vigilancia.
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Resultados, recomendaciones y observaciones derivadas de Informes de Auditorías Internas y Externas realizadas y/o Acta de comités. |
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Actualizar los planes, programas y proyectos de acuerdo con la normatividad vigente en materia de gestión documental. |
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Acciones Correctivas y Planes de Mejora |
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- Proceso Evaluación y seguimiento.
- Modelo Institucional de Operación.
- Entes de control.
- Entidades certificadoras.
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ACTUAR
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- Proceso Evaluación y seguimiento.
- Entidades de Control y Vigilancia.
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Resultados, recomendaciones y observaciones derivadas de Informes de Auditorías Internas y Externas realizadas y/o Acta de comités. |
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Actualizar y revisar los instrumentos archivisticos necesarios para la gestión documental. |
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Acciones Correctivas y Planes de Mejora. |
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Proceso Evaluación y seguimiento. Modelo Institucional de Operación. Entes de control. Entidades certificadoras. |
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