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PLANEAR
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1. Presidencia 2. Departamento Administrativo de la Función Pública 3. Proceso Planeación y Direccionamiento Estratégico 4. Proceso Gestión de Recursos 5. Proceso Evaluación, Seguimiento y Mejora Institucional 6. Todos los procesos 7. Ciudadanía, usuarios, grupos de valor |
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1. Plan Nacional de Desarrollo 1. Estrategias de gobierno 2. Lineamientos para la Dimensión Información y Comunicación según el Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG) 2. Resultados de la medición del Índice de Desempeño Institucional (FURAG) 2. Plan Estratégico Sectorial 3. Marco estratégico 3. Plan Estratégico Sectorial 3. Matriz de riesgos del proceso 3. Proyectos de inversión aprobados 3. Planes de mejoramiento MIPG 4. Requisitos legales aplicables al proceso 5. Informes de auditorías 5. Planes de mejoramiento 6. Necesidades de difusión de los Despachos y otras dependencias 7. Peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, denuncias, felicitaciones |
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DEFINIR LOS LINEAMIENTOS DE COMUNICACIÓN Y RELACIONAMIENTO Diseñar las estrategias de comunicación y relacionamiento con los grupos de valor para: ● Caracterización de ciudadanos ● Información y comunicación ● Servicio y participación ciudadana ● Racionalización de trámites |
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● Guía de caracterización de ciudadanos ● Política de información y comunicación ● Política institucional de servicio al ciudadano ● Política de participación ciudadana ● Lineamientos internos para la racionalización de trámites |
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Presidencia Despacho Funcionarios / Contratistas Todos los procesos Medios de Comunicación Patrimonios Autónomos Entidades vinculadas y adscritas al sector Comercio, Industria y Turismo Ciudadanía/ usuarios / grupos de valor Entes de control Academia |
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HACER
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1. Consejo Nacional de Política Económica y Social (CONPES) 1. Departamento Nacional de Planeación 2. Presidencia de la República 2.Departamento Administrativo de la Función Pública 3. Procesos estratégicos |
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1. Política Nacional de Servicio al Ciudadano 2. Lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión |
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Caracterización de usuarios y grupos de valor Reconocer e identificar las características, necesidades, intereses, expectativas y preferencias de la población objetivo a la cual está dirigida la oferta del MinCIT. |
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● Bases de datos de usuarios y grupos de valor ● Informe de Caracterización de Usuarios y Grupos de Interés del Ministerio |
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Todos los procesos Ciudadanía/ usuarios / grupos de valor Entes de control |
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HACER
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1. Presidencia 2. Congreso de la República 2. Consejo Nacional de Política Económica y Social (CONPES) 3. Departamento Nacional de Planeación 4. Entidades del sector 5. Todos los procesos |
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1. Requerimientos de Presidencia 2. Estatuto anticorrupción 3. Política de rendición de cuentas de la Rama Ejecutiva a los ciudadanos 4. Acciones conjuntas con entidades del Sector y del Gobierno nacional. 5. Insumos técnicos de las diferentes áreas |
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Información y comunicación ● Liderar la ejecución de las estrategias de comunicación interna y externa de la entidad a través de: - Administración de la sede electrónica - Creación de productos periodísticos para medios propios y externos - Administración de la comunicación interna |
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● Productos periodísticos ● Productos audiovisuales ● Información publicada en Web y redes sociales. ● Convocatorias a ruedas de prensa y atención a medios de comunicación. |
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Presidencia Despacho Funcionarios / Contratistas Todos los procesos Medios de Comunicación Patrimonios Autónomos Entidades vinculadas y adscritas al sector Comercio, Industria y Turismo Ciudadanía/ usuarios / grupos de valor Entes de control Academia |
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HACER
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1. Congreso de la República 2. Departamento Administrativo de la Función Pública |
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1. Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. 2. Protocolo de servicio al ciudadano. |
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Relacionamiento y participación con los grupos de valor ● Brindar una adecuada y oportuna atención a las PQRSDF de los grupos de valor, a través del trámite de requerimientos por los diferentes canales de atención. ● Liderar la ejecución de mecanismos asociados a la atención especial y preferente para personas en situación de discapacidad, y en general de personas en estado de indefensión y/o debilidad manifiesta. ● Ejecutar programas de socialización a la ciudadanía en general sobre temas relacionados con el Mincit. |
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● Respuesta a PQRSD ● Informe y presentación de resultados PQRS y atención por los distintos canales de atención a nuestros ciudadanos. ● Acciones y resultados frente a la atención de personas en estado de indefensión y o de debilidad manifiesta. ● Resultados del Programa "Miércoles de Socialización" |
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Ciudadanía/ usuarios / grupos de valor Funcionarios / Contratistas Todos los procesos Entes de control |
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HACER
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1. Congreso de la República 2. Departamento Administrativo de la Función Pública |
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1. Ley Antitrámites 2. Política de Racionalización de Trámites |
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Racionalización de trámites y OPAS Ajustar los trámites y OPAS, y presentar ofertas de servicios focalizadas para responder satisfactoriamente el mayor número de requerimientos. |
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● Tramites y OPAS racionalizados ● Informe de racionalización de trámites. |
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Todos los procesos Ciudadanía/ usuarios / grupos de valor Patrimonios Autónomos Entidades vinculadas y adscritas al sector Comercio, Industria y Turismo Entes de control |
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HACER
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1. Congreso de la República 2. Consejo Nacional de Política Económica y Social (CONPES) 3. Todos los procesos |
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1. Lineamientos sobre rendición de cuentas, derecho a participación, a la información, al control social, al acceso a archivos públicos, etc. 2. Política de rendición de cuentas de la Rama Ejecutiva hacia los ciudadanos. 3. Informes sobre la gestión del periodo |
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Rendición de cuentas Informar sobre su gestión, decisiones y uso de recursos públicos. Explicar los resultados alcanzados frente a los objetivos y planes. Justificar cómo se tomaron las decisiones y en qué se invirtieron los recursos. Permitir control ciudadano, abriendo espacio a la participación y la veeduría. Fortalecer la confianza pública y la legitimidad institucional. |
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Informe de rendición de cuentas |
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Funcionarios / Contratistas Todos los procesos Ciudadanía/ usuarios / grupos de valor Patrimonios Autónomos Entidades vinculadas y adscritas al sector Comercio, Industria y Turismo Entes de control |
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VERIFICAR
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Proceso Comunicación estratégica y relacionamiento con los grupos de valor |
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● Guía de caracterización de ciudadanos ● Política de información y comunicación ● Política institucional de servicio al ciudadano ● Política de participación ciudadana ● Programa de transparencia y ética pública ● Rendición de cuentas ● PQRSDF ● Evidencias de la ejecución de las políticas, guías y demás lineamientos |
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Revisar, analizar y evaluar el cumplimiento de los lineamientos de comunicación y relacionamiento estratégico |
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Funcionarios Contratistas Pasantes Todos los procesos Sindicato ASEMEXT Ciudadanía Entes de control |
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VERIFICAR
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Proceso Planeación y Direccionamiento Estratégico |
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● Indicadores de gestión establecidos para el proceso |
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Medir y analizar los indicadores de gestión del proceso. |
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Reporte y análisis de medición de indicadores de gestión |
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Funcionarios Contratistas Pasantes Todos los procesos Sindicato ASEMEXT Ciudadanía Entes de control |
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VERIFICAR
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Proceso Comunicación estratégica y relacionamiento con los grupos de valor Proceso Planeación y Direccionamiento Estratégico Proceso Gobierno de información y estadística |
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● Matriz de riesgos del proceso |
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Hacer seguimiento a los controles de los riesgos del proceso. |
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Reporte de seguimiento a riesgos del proceso |
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Funcionarios Contratistas Pasantes Todos los procesos Sindicato ASEMEXT Ciudadanía Entes de control |
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ACTUAR
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Proceso Comunicación estratégica y relacionamiento con los grupos de valor |
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● Informes de ejecución ● Reporte y análisis de medición de indicadores de gestión ● Reporte de seguimiento a riesgos del proceso |
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Definir e implementar acciones de mejora para el proceso. |
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Acciones de mejora ejecutadas y cerradas |
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Proceso Comunicación estratégica y relacionamiento con los grupos de valor Proceso Evaluación, seguimiento y mejora institucional |
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