1. Departamento Administrativo de la Función Pública
2. Comisión Nacional del Servicio Civil
3. Proceso Planeación y Direccionamiento Estratégico
4. Proceso Gestión Jurídica
5. Proceso Fortalecimiento y capacidades humanas
6. Proceso Evaluación, Seguimiento y Mejora Institucional
7. Administradora de Riesgos Laborales – ARL. Intermediario de seguros, Caja de compensación familiar
8. Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo, Comité de Convivencia Laboral
9. Sindicato ASEMEXT
10. Instituciones de Educación Superior, Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA
1. Lineamientos para la Dimensión de Talento Humano según el Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG)
1. Resultados de la medición del Índice de Desempeño Institucional (FURAG)
2. Lineamientos para provisión de empleos de Carrera administrativa
3. Marco estratégico
3. Plan Estratégico Sectorial
3. Matriz de riesgos del proceso
3.Proyectos de inversión aprobados
3. Planes de mejoramiento MIPG
4. Requisitos legales aplicables al proceso
5. Informe de necesidades de talento humano y SST
5. Informes de ejecución de los planes y programas de talento humano de la vigencia anterior.
5. Informe de resultados de evaluaciones de desempeño
5. Evaluación inicial del SG-SST
5. Matriz de identificación de peligros y valoración de riesgos de SST
5. Diagnóstico de la gestión del conocimiento
5. Propuestas de innovación
6. Informes de auditorías
6. Planes de mejoramiento
6. Acta de revisión por la dirección al SG-SST
6. Informe de rendición de cuentas de SG-SST
7. Portafolio de servicios
7. Plan de trabajo para la vigencia
7. Actas de visitas de seguimiento de la ARL
8. Actas de reunión (recomendaciones para la Alta Dirección)
9. Acta final de acuerdo colectivo ASEMEXT
10. Oferta de servicios
10. Oferta de pasantes
FORMULAR LOS PLANES DE TALENTO HUMANO Y GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO PARA LA VIGENCIA
Definir la hoja de ruta que oriente la gestión integral del talento humano, teniendo en cuenta:
● Alinear la gestión del personal con los objetivos institucionales, garantizando que la entidad cuente con el talento idóneo, motivado y comprometido para cumplir su misión y alcanzar sus metas.
● Planear y anticipar las necesidades de personal.
● Desarrollar y fortalecer las competencias, habilidades y conocimientos de los servidores públicos.
● Mejorar la calidad de vida laboral y personal de los servidores, promoviendo su bienestar, felicidad e identidad con la institución.
● Ejecutar acciones encaminadas a la promoción y protección de la salud y la seguridad de los servidores.
● Prevenir accidentes de tránsito y promover una cultura de seguridad vial.
● Dirigir los esfuerzos hacia la creación, intercambio y aplicación del conocimiento.
● Plan Estratégico de Talento Humano
● Plan anual de vacantes y previsión de talento humano
● Plan institucional de capacitación
● Plan institucional de bienestar e incentivos
● Plan de trabajo anual de seguridad y salud en el trabajo
● Plan Estratégico de Seguridad Vial
● Plan de trabajo para la gestión del conocimiento y la innovación
Funcionarios
Contratistas
Pasantes
Todos los procesos
Exfuncionarios y pensionados de las entidades adscritas y vinculadas al Mincit
Sindicato ASEMEXT
Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo
Comité de Convivencia Laboral
Comité de Seguridad Vial
Administradora de Riesgos Laborales - ARL
Intermediarios de seguros
Caja de Compensación Familiar
Instituciones de Educación Superior
Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA
HACER
1. Ministerio de Trabajo
2. Departamento Administrativo de la Función Pública
3. Comisión Nacional del Servicio Civil
4. Proceso Fortalecimiento y capacidades humanas
5. Todos los Procesos
1. Marco jurídico para la vinculación de funcionarios públicos
2. Lineamientos para provisión de empleos de Carrera administrativa
2. Lineamientos para Estudio de cargas laborales
3. Lineamientos para convocatorias
3. Concursos de ascenso e ingreso
4. Manual de funciones y competencias
4. Base de datos de la Planta de personal de la entidad
5. Solicitudes de creación o modificación por parte de las dependencias
Organización del trabajo - Planeación
● Revisar y modificar el Manual de funciones y expedir los actos administrativos correspondientes.
● Analizar la estructura de planta, crear los Grupos Internos de Trabajo, designar y determinar coordinaciones.
● Proyección de costos de Personal de la vigencia.
● Manual de funciones actualizado
● Organigrama actualizado
● Informe técnico de análisis de la estructura de planta.
● Resolución de creación y modificación de grupos internos de trabajo.
Funcionarios
Todos los procesos
Sindicato ASEMEXT
Ciudadanía
EPS, Cajas de compensación, Fondos de Pensiones, Fondos de empleados, Entidades Financieras, Juzgados
Departamento Administrativo de la Función Pública
Comisión Nacional del Servicio Civil
HACER
1. Ministerio de Hacienda y Crédito Público
2. Comisión Nacional del Servicio Civil
3. Proceso Gestión de Recursos
4. Aspirantes
5. Funcionarios
1. Lineamiento para proyección de gastos de personal
2. Listas de elegibles
3. Presupuesto asignado por funcionamiento
4. Documentos de vinculación
4. Registro en SIGEP
5. Solicitud de teletrabajo
Organización del trabajo -Vinculación
● Realizar los procesos requeridos para la provisión de empleos de carrera administrativa, libre nombramiento y remoción y provisionalidad, y a través de encargo de acuerdo con la normativa vigente.
● Verificar los requisitos y antecedentes, de conformidad con las normas y procedimientos.
● Elaborar los actos administrativos de nombramiento y realizar la debida comunicación de los mismos.
● Realizar las acciones requeridas para la posesión de los nuevos servidores.
● Cuando se requiera, solicitar a la Comisión Nacional del Servicio Civil, autorizaciones pertinentes para hacer uso de las listas de elegibles
● Historias laborales conformadas y actualizadas
● Actos administrativos y documentación generada durante la vinculación.
● Actas de posesión.
Funcionarios
Todos los procesos
Sindicato ASEMEXT
Ciudadanía
EPS, Cajas de compensación, Fondos de Pensiones, Fondos de empleados, Entidades Financieras, Juzgados
Departamento Administrativo de la Función Pública
Comisión Nacional del Servicio Civil
HACER
1. Ministerio de Hacienda y Crédito Público
2. Funcionarios
3. EPS
4. Fondos de Empleados, Caja de compensación, Entidades financieras
Juzgados o entidades que pueden generar cobros jurídicos
1. Decreto anual salarial
2. Reporte de novedades
3. Soporte de Incapacidades
3. Soportes de pago
4. Descuentos por libranzas o embargos
Organización del trabajo - Nómina
Preparar y gestionar la liquidación de la nómina, seguridad social y parafiscales, incluidas las novedades y la gestión del recobro de incapacidades.
● Archivo de nómina liquidada para pagos
● Planilla Integrada de Liquidación de Aportes - PILA
● Listado Cesantías
● Desprendibles de pago
● Actos administrativos mediante los cual se reconoce, liquida y autoriza el pago de horas extras, incapacidades, prestaciones sociales y vacaciones
Funcionarios
Todos los procesos
Sindicato ASEMEXT
Ciudadanía
EPS, Cajas de compensación, Fondos de Pensiones, Fondos de empleados, Entidades Financieras, Juzgados
Departamento Administrativo de la Función Pública
Comisión Nacional del Servicio Civil
HACER
1. Proceso Fortalecimiento y capacidades humanas
2. Proceso Gestión de recursos
3. Proveedor(es)
1. Base de datos de la Planta de personal de la entidad
2. Contratos con proveedores de actividades de capacitación
2. Listado de contratistas
3. Ejecución y medición de actividades de inducción, reinducción, formación, capacitación.
Bienestar y calidad de vida - Capacitación
● Implementar las actividades de inducción y reinducción.
● Ejecutar el Plan Institucional de Capacitación - PIC.
● Reporte de inducción/reinducción
● Informes sobre la ejecución y evaluación de las actividades de capacitación
Funcionarios
Contratistas
Pasantes
Todos los procesos
Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo
Comité de Convivencia Laboral
Sindicato ASEMEXT
Ministerio de Trabajo
Comisión Nacional del Servicio Civil
Proveedores de servicios/actividades
Administradora de Riesgos Laborales - ARL
HACER
1. Proceso Fortalecimiento y capacidades humanas
2. Proceso Gestión de recursos
3. Proveedor(es)
4. Funcionarios, Comité de Teletrabajo
5. Comité de Incentivos
1. Base de datos de la Planta de personal de la entidad
2. Contratos con proveedores de actividades de bienestar e incentivos
3. Ejecución y medición de actividades de inducción, reinducción, formación, capacitación.
4. Solicitudes de teletrabajo
4. Actas comité de incentivos
5. Actas comité de incentivos
Bienestar y calidad de vida - Bienestar e incentivos
● Ejecutar el plan de bienestar social e incentivos
● Promover el compartamiento ético de los funcionarios y contratistas del Ministerio, a través de la ejecución de las actividades de divulgación y apropiación del Código de Integridad.
● Actualizar los lineamientos para el otorgamiento de incentivos
● Realizar las acciones administrativas y presupuestales para el otorgamiento de incentivos y reconocimientos especiales
● Regular y supervisar el teletrabajo garantizando la continuidad operativa y calidad en la prestación del servicio.
● Código de integridad
● Informe de ejecución y evaluación de las actividades de bienestar social e incentivos y apropiación del código de integridad
● Actos administrativos
● Incentivos Otorgados
● Actos administrativos de reconocimiento de teletrabajo.
Funcionarios
Contratistas
Pasantes
Todos los procesos
Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo
Comité de Convivencia Laboral
Sindicato ASEMEXT
Ministerio de Trabajo
Comisión Nacional del Servicio Civil
Proveedores de servicios/actividades
Administradora de Riesgos Laborales - ARL
HACER
1. Ministerio de Trabajo
2. Proceso Planeación y Direccionamiento Estratégico
3. Funcionarios, Pasantes, Contratistas
4. Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo, Comité de Convivencia Laboral
5. Administradora de Riesgos Laborales - ARL, Proveedores de servicios/actividades de SST
1. Lineamientos para la implementación del SG-SST
2. Política y objetivos del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo
2. Proyecto de inversión asignado a Talento Humano
3. Reportes de actos y condiciones inseguras
3. Reportes de accidentes y enfermedades laborales
3. PQRSD relacionadas con SST
3. Examen médico periódico (funcionarios)
4. Actas de reunión (recomendaciones para la Alta Dirección)
5. Ejecución de actividades del Plan de trabajo para la vigencia
Bienestar y calidad de vida - Seguridad y Salud en el Trabajo
Desarrollar las actividades para el mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, incluido el Plan Estratégico de Seguridad Vial.
● Matriz de peligros y riesgos de Seguridad y Salud en el Trabajo
● Actas de comite de convivencia laboral y comite paritario
● Informes de cumplimiento del Plan Anual de Trabajo de SST
● Historias laborales actualizadas por enfermedades o accidentes de trabajo.
● Informe de ejecución del plan estrategico de seguridad vial.
Funcionarios
Contratistas
Pasantes
Todos los procesos
Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo
Comité de Convivencia Laboral
Sindicato ASEMEXT
Ministerio de Trabajo
Comisión Nacional del Servicio Civil
Proveedores de servicios/actividades
Administradora de Riesgos Laborales - ARL
HACER
1. Comisión Nacional del Servicio Civil
2. Departamento Administrativo de la Función Pública
3. Proceso Fortalecimiento y capacidades humanas
1. Lineamientos para la Evaluación de Desempeño Laboral
2. Lineamientos para acuerdos de gestión
3. Sistema propio de Evaluación del Desempeño Laboral
Bienestar y calidad de vida - Evaluación del desempeño
● Programar, orientar y hacer seguimiento a la ejecución de las evaluaciones de desempeño laboral de los funcionarios.
● Recibir las calificaciones, revisar el registro de la información y archivar los soportes en la historia laboral del funcionario.
● Soportes de evaluación del desempeño, Planes de mejoramiento individual en historias laborales.
● Actos administrativos generados en la aplicación de los usos y consecuencias de los resultados de la evaluación del desempeño laboral (oficio, actas, resoluciones, etc.)
● Informe consolidado de resultados de evaluación del desempeño laboral
Funcionarios
Contratistas
Pasantes
Todos los procesos
Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo
Comité de Convivencia Laboral
Sindicato ASEMEXT
Ministerio de Trabajo
Comisión Nacional del Servicio Civil
Proveedores de servicios/actividades
Administradora de Riesgos Laborales - ARL
HACER
1. Departamento Administrativo de la Función Pública
2. Proceso Fortalecimiento y capacidades humanas
Equipo Gestión del conocimiento y la innovación
3. Proceso Gobierno de información y estadística
4. Proceso Planeación y Direccionamiento Estratégico
5. Todos los procesos, Funcionarios, Pasantes, Contratistas
6. Entidades, instituciones académicas, centros de pensamiento, otras con las que se tiene convenio interinstitucional
1. Recomendaciones relacionadas con la medición de la Política Gestión del Conocimiento y la Innovación
2.Diagnóstico del conocimiento tácito y explícito de la entidad
2. Convenios interinstitucionales vigentes
3. Repositorios para la gestión de datos de la entidad
4. Tableros de indicadores e informes de monitoreo de la gestión de la entidad
5. Propuestas de ideación, investigación, experimentación e innovación para la entidad
6. Actividades de generación del conocimiento
Gestión del conocimiento y la innovación
Ejecutar las acciones del plan de trabajo de la política de gestión del conocimiento y la innovación en los cuatro ejes de conocimiento: Generación y producción, Herramientas para uso y apropiación, Analítica institucional y la Cultura de compartir y difundir.
● Informe de ejecución del plan de trabajo para la gestión del conocimiento y la innovación
● Mapas de conocimiento
● Banco de buenas prácticas
● Repositorio digital de información de resultados y soportes de la política de gestión del conocimiento y la innovación por cada eje de conocimiento.
Funcionarios
Pasantes
Contratistas
Todos los procesos
Entidades, instituciones académicas, centros de pensamiento, otras con las que se tiene convenio interinstitucional
Ciudadanía
Actores del sector Comercio, Industria y Turismo
HACER
1. Congreso de la República de Colombia
2. Quejoso
3. Entes de control
4. Funcionarios
5. Particulares que ejerzan función pública adscritos a la Entidad
6. Abogado defensor
7. Proceso Fortalecimiento y capacidades humanas
8. Proceso Gestión Documental
1. Código General Disciplinario
2. Queja o informe respecto a una conducta de un funcionario o particular que ejerza función pública adscrito a la Entidad que eventualmente constituyan una falta disciplinaria
3. Política de protección al denunciante
4. Auto inhibitorio
5. Indagación preliminar en averiguación
6. Apertura de investigación disciplinaria
7. Auto de remisión por competencia
7. Fallo de primera y/o segunda instancia
8. Notificaciones y comunicaciones de conformidad con lo establecido en el Código General Disciplinario - CGD
Control Disciplinario
● Recibir y gestionar oportuna y eficazmente las quejas o informes y adelantar el proceso administrativo disciplinario, verbal u ordinario, de conformidad con las etapas procesales.
● Ejecutar actividades de prevención a fin de evitar la materialización de faltas disciplinarias.
● Expediente cerrado y/o tramitado por factores de competencia
● Informe de gestión de procesos disciplinarios de la vigencia
● Informes de ejecución de actividades de prevención
Entes de control
Quejoso
Abogado defensor
Funcionarios y exfuncionarios
HACER
1. Funcionario que va a retirarse
2. Proceso Fortalecimiento y Capacidades Humanas
3. Proceso Gestión de Recursos
1. Renuncia
1. Documentos de desvinculación
1. Exámenes médicos ocupacionales de retiro
2. Programación de examen médico ocupacional de retiro
2. Acto administrativo de liquidación
2. Certificados laborales
3. Pago de liquidación
Retiro - Desvinculación de funcionarios
Gestionar las actividades de desvinculación laboral de los funcionarios.
● Acto administrativo de retiro
● Acto administrativo de liquidación de prestaciones
● Reporte a entidades relacionadas con seguridad social
● Certificaciones laborales
● Historia laboral actualizada
Funcionario retirado
Proceso Fortalecimiento de capacidades humanas
Extrabajador
Fiducoldex
EPS, Fondo de Pensiones, ARL, Caja de Compensación Familiar, Fondo Nacional del Ahorro
HACER
1. Ministerio de Trabajo
2. Fiducoldex
3. Extrabajador
4. Proceso Gestión de Recursos
1. Normatividad y lineamientos para el reconocimiento de pensiones
2. Convenio suscrito con el MinCIT para la gestión del pasivo pensional de Álcalis de Colombia y Concesión de Salinas
3. Solicitud de reconocimiento de pensión
3. Documentos soporte que acredita el cumplimiento de requisitos
4. Certificado de disponibilidad presupuestal
4. Certificación de devengados
Retiro - Pasivo Pensional
Reconocer, de manera oportuna y confiable, las pensiones de jubilación y fallos judiciales de diferente índole de los exfuncionarios de las liquidadas entidades: Zonas Francas Industriales y Comerciales, Álcalis de Colombia y Concesión de Salinas, hasta que sean asumidas por la entidad que determine el Gobierno Nacional.
● Resolución de reconocimiento pensiones
● Hoja de vida actualizada
Funcionario retirado
Proceso Fortalecimiento de capacidades humanas
Extrabajador
Fiducoldex
EPS, Fondo de Pensiones, ARL, Caja de Compensación Familiar, Fondo Nacional del Ahorro
VERIFICAR
1. Proceso Fortalecimiento y capacidades humanas
2. Proceso Evaluación, seguimiento y mejora institucional
3. Proceso Comunicación estratégica y relacionamiento con los grupos de valor
1. Plan Estratégico de Talento Humano
1. Plan anual de vacantes y previsión de talento humano
1. Plan institucional de capacitación
1. Plan institucional de bienestar e incentivos
1. Plan de trabajo anual de seguridad y salud en el trabajo
1. Plan Estratégico de Seguridad Vial
1. Plan de trabajo para la gestión del conocimiento y la innovación
1. Evidencias de la ejecución de los planes del proceso
2. Resultados de la aplicación de la evaluación inicial anual al SG-SST
2. Resultados de la auditoría interna anual al SG-SST
2. Rendición de cuentas y revisión por la dirección del SG-SST
3. Rendición de cuentas
3. PQRSDF relacionadas con el proceso
● Revisar, analizar y evaluar el cumplimiento de los planes del proceso.
● Aplicar la Evaluación inicial al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, identificando prioridades para la actualización del sistema.
Informes de ejecución de los planes y la gestión del proceso
Evaluación inicial anual
Funcionarios
Contratistas
Pasantes
Todos los procesos
Sindicato ASEMEXT
Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo
Comité de Convivencia Laboral
Ciudadanía
Entes de control
VERIFICAR
1. Proceso Planeación y Direccionamiento Estratégico
1. Indicadores de gestión establecidos para el proceso.
Medir y analizar los indicadores de gestión del proceso.
Reporte y análisis de medición de indicadores de gestión
Funcionarios
Contratistas
Pasantes
Todos los procesos
Sindicato ASEMEXT
Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo
Comité de Convivencia Laboral
Ciudadanía
Entes de control
VERIFICAR
1. Proceso Planeación y Direccionamiento Estratégico
1. Matriz de riesgos del proceso
Hacer seguimiento a los controles de los riesgos del proceso.
Reporte de seguimiento a riesgos del proceso
Funcionarios
Contratistas
Pasantes
Todos los procesos
Sindicato ASEMEXT
Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo
Comité de Convivencia Laboral
Ciudadanía
Entes de control
ACTUAR
1. Proceso Fortalecimiento y capacidades humanas
1. Informes de ejecución de los planes
1. Evaluación inicial anual al SG-SST
1. Informe de auditoría interna al SG-SST
1. Reporte y análisis de medición de indicadores de gestión
1. Reporte de seguimiento a riesgos del proceso
Definir e implementar acciones de mejora para el proceso.
Acciones de mejora ejecutadas y cerradas
Proceso Fortalecimiento y capacidades humanas
Proceso Evaluación, seguimiento y mejora institucional
